Produktives Arbeiten im Homeoffice

1. Wählen Sie einen sinnvollen Arbeitsplatz

Die Wahl des Arbeitsortes kann entscheidenden Einfluss auf die Produktivität der Heimarbeiterin und des Heimarbeiters nehmen. Idealerweise steht in der Wohnung ein Arbeitszimmer bereit, oder ein Raum, der provisorisch dazu umfunktioniert werden kann. Dabei gilt folgendes zu beachten: Von Orten wie dem Schlafzimmer und dem gemeinsam von der Familie genutzten Wohnraum ist abzuraten, da es zu Schwierigkeiten beim Einschlafen und der Konzentration kommen kann. Das stellt sich in vielen Fällen, besonders in Mietwohnungen, als große Herausforderung für das Familienleben dar. Für einen konzentriertes und produktives Arbeiten ist dies jedoch ein wichtiger Faktor. Im Zweifel heißt das auch, Prioritäten zu setzen und sich vor allem in kleinen Wohnräumen für das eine oder andere zu entscheiden.

2. Stellen Sie einen Zeitplan auf

Wer im Homeoffice arbeitet, ist je nach Wohnsituation ständig mit Ablenkungen durch andere Menschen konfrontiert, die oft überhaupt nichts mit der Arbeit zu tun haben – dazu zählen Partner, Kinder, Mitbewohner und Nachbarn. Anders als die Kolleginnen und Kollegen haben sie oft nur ein geringes Gespür dafür, ob und wie intensiv in den heimischen vier Wänden gerade gearbeitet wird. So kommt es vor, dass laute Musik oder die Frage danach, was denn am Wochenende eingekauft werden sollte, ablenken. Aber auch Heimarbeiterinnen und Heimarbeiter selbst tappen in die Prokrastinationsfalle und beseitigen Unordnung oder machen eben schnell noch die Wäsche, bevor es wieder ans Tagwerk geht. Um das zu vermeiden, ist es ratsam, sich für den Tag einen genauen Plan zurechtzulegen: Wann wird gearbeitet? Wann ist Pause? Wann geht es in den Feierabend? Dieser Zeitplan sollte auch mit der Familie geteilt werden. Diese klar definierten Zeiträume unterstützen die oder den Heimarbeitenden dabei, dass der Fokus beibehalten wird und helfen der Familie, nicht unnötig zu stören.

3. Definieren Sie klare Ziele

Den zeitlichen Rahmen zu planen, hilft dabei, die Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Klar definierte Ziele machen deutlich, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unbedingt an einem Tag erreichen wollen beziehungsweise sollen. Dabei helfen verschiedene Produktivitätsmethoden wie die Eisenhower-Matrix. Sie unterstützt dabei, wichtige und dringende von unwichtigen und weniger dringlichen Aufgaben zu unter-scheiden. Die Matrix ist in vier Quadrate eingeteilt. Wie in einem Koordinatensystem werden den vier Bereichen über zwei Achsen Werte gegeben. Der linke Rand bestimmt die Wichtigkeit, der untere Rand die Dringlichkeit. Dadurch ergeben sich vier individuelle Kombinationsmöglichkeiten, die als A-, B-, C- und D-Aufgaben in vier Quadranten aufgeteilt sind. A bedeutet so viel wie „Sofort selbst erledigen“ (entsprechend: wichtig und dringend), B steht für „Terminieren und selbst erledigen“ (entsprechend: wichtig und nicht dringend), C steht für „An kompetente Mitarbeiter delegieren“ (entsprechend: dringend und nicht wichtig) und D steht schließlich für „Nicht weiter bearbeiten“ (entsprechend: nicht dringend und nicht wichtig). Eine weitere Planungsmöglichkeit ist die „Eat the Frog“-Methode, die den Ansatz verfolgt, zu Beginn des Tages die Aufgabe zuerst zu erledigen, die als die unangenehmste wahrgenommen wird. Also der To-do-Punkt, den wir am liebsten aufschieben würden. So wird keine Zeit mit nebensächlichen Dingen verplempert. Das Pareto-Prinzip besagt wiederum, dass die Aufgaben zuerst zu erledigen sind, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. Bei den Zielen sollten Team-Mitglieder darauf achten, sich nicht zu viel vorzunehmen, um den Zeitplan nicht zu sprengen. Nicht nur Disziplin, sondern auch eine gute Planung ist wichtig, um im Homeoffice produktiv zu sein.

4. Kleiden Sie sich wie im Büro

Wer im Homeoffice arbeitet, neigt schnell dazu, im Schlafanzug an den Schreibtisch zu gehen. Andere ziehen sich wenigstens noch die Jogginghose an. Das kann natürlich jede Mitarbeiterin und jeder Mit-arbeiter halten, wie sie oder er es will. Aber: Kleidung übermittelt auch ein Gefühl. Damit die Heimarbeit sich nicht wie Rumlümmeln auf der Couch anfühlt, sollten Berufstätige sich morgens genauso anziehen als gingen sie ins Büro. Es muss nicht gleich Make-up oder ein frisch gebügeltes Hemd sein, aber wirkt es sich bei den meisten Menschen stark auf die Produktivität aus, wenn sie auch im Homeoffice an gewissen Verhaltensweisen festhalten. Dazu zählt auch, sich morgens für die Arbeit fertig zu machen. Und auch, abends die Blusen, Hemden, Röcke und Hosen wieder auszuziehen, damit der Feierabend sich auch so anfühlt. Durch die entsprechende Kleidung wird sowohl eine bessere Arbeitsmotivation als auch eine Entspannungsatmosphäre erzeugt, die nachhaltig wirkt.

5. Beseitigen Sie Störfaktoren

Eine der größten Herausforderung ist die Ablenkung im Homeoffice. Tools wie Rescue Time helfen, sich vor digitalen Zeitfressern zu schützen. Soziale Medien wenigstens zeitweise zu blockieren, um endloses Scrollen im Newsfeed zu verhindern, hilft, produktiv zu bleiben. Auch Verhaltensregeln mit der Familie zu besprechen, um nicht ständig aus der Aufgabe herausgerissen zu werden, ist ein wichtiger Tipp. Doch einige Dinge lassen sich nur schwer selbst in den Griff bekommen. Laute Musik des Nachbarn beispielsweise. Auch der Geräuschpegel des Familienlebens wird sich nicht komplett herunterstellen lassen. Um Umgebungsgeräusche auszusperren, lohnen sich oft kostengünstige Ohrstöpsel. Wer gut mit Musik arbeiten kann, könnte sich auch Noise-Cancelling-Kopfhörer besorgen. Sie bewirken, dass nur das gehört wird, was abgespielt wird – Außengeräusche haben so kaum bis gar keine Chance, den Fokus zu rauben.

6. Kommunizieren Sie An- und Abwesenheiten

Eine gute Kommunikation ist im Homeoffice besonders wichtig. Das heißt auch, sich morgens und abends bei den Kolleginnen und Kollegen im Messenger an- und abzumelden. Ein freundliches „Guten Morgen“ oder „Moin“ und ein herzliches „Schönen Feierabend“ sind nicht nur nett, sondern helfen dabei, dass alle in der Belegschaft wissen, ob ein Team-Mitglied gerade greifbar bist. Gleiches gilt übrigens auch, sobald es in die Pause oder in einen Telefontermin geht. Wer den Arbeitsplatz verlässt, kann zudem in den meisten Messengern einen Status einrichten: „Zu Tisch”, „Im Termin“ oder „Im Feierabend“ helfen zusätzlich, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu signalisieren, dass sie gerade nicht mit einer schnellen Antwort rechnen können. Zudem lassen sich in vielen Messengern nützliche Abwesenheitsnotizen einrichten: Verlässt jemand den Schreibtisch und verändert den Status, könnte ein Autoresponder lauten: „Ich bin gerade nicht am Arbeitsplatz, aber lese und beantworte deine Mitteilung, sobald ich zurück bin.“ Auch das sorgt für Klarheit. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in kritischen Situationen schnell erreichbar sein sollten, ist es außerdem sinnvoll, die Telefonnummer in den Status des Büro-Chats einzutragen.

7. Machen Sie regelmäßige Pausen

Fast schon ein No-Brainer: Pausen sind wichtig. Regelmäßige Pausen halten den Fokus und die Produktivität hoch. Einzig: Im Homeoffice tendieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, weniger darauf zu achten. Niemand fragt nach einem gemeinsamen Kaffee, einem Spaziergang oder einer Mittagspause. Es ist des-halb ratsam, sich beispielsweise einen Timer zu stellen – am Rechner oder am Smartphone. Gesundheitsexperten raten dazu, die Arbeit alle 90 Minuten zu unterbrechen. Sie erklären diesen Ansatz entlang des „Basic Rest Activity Cycles“ (BRAC), dem Menschen in der Nacht unterliegen und der ebenfalls eine Gesamtlänge von 90 Minuten hat. Innerhalb dieser Zeit durchläuft der Mensch mehrere Leicht- und Tiefschlafphasen. In diesen Phasen verarbeitet das Gehirn diverse Informationen des Alltags und erholt sich anschließend wieder. Der Zyklus wiederholt sich mehrmals in der Nacht. Wie sich herausgestellt hat, lässt sich dieses Muster auch auf den Tag anwenden.